Tareas administrativas, un dolor de cabeza para muchas empresas

El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios.


A la hora de externalizar un servicio muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?


La tendencia de externalizar los servicios administrativos suele experimentar un aumento excepcional a medida en que pasan los próximos años, ya que es algo esencial para el buen funcionamiento a corto y largo plazo de cualquier empresa.

Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos con este artículo logres resolver algunas de tus dudas.


Ventajas de externalizar

En primera instancia, el beneficio que se obtiene es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.


Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, tema esencial y primordial en situaciones de falta de liquidez y una gran ventaja para las pequeñas empresas a la hora de ahorrar costes.


Asimismo, ganarás en calidad y fiabilidad, ya que las tareas son realizadas por un equipo de personas especializadas, pudiendo tener la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido, sin depender de un número de personas concretas en tu propia plantilla.


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¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar en un tercero?

Seguramente la mayoría de nosotros hemos trabajado en empresas que tienen muchos recursos (en tiempos económicamente más fructíferos) y donde el departamento de administración, que siempre son un gran apoyo, parece tener poderes mágicos, ya que son capaces de llevar a cabo todas aquellas tareas que nadie en los demás departamentos de producción de una empresa hace o quiere hacer.


Cada negocio y actividad es distinta. Por tanto, hay un sinfín de tareas y enfoques particulares que dependen de las necesidades de la organización. El abanico de tareas administrativas va desde realizar pagos, emitir facturas y reclamar cobros, hasta llamar a proveedores, negociar con bancos y contratar seguros.


Lo importante es que son tareas que necesitan una atención exquisita, una confidencialidad total, un trato amable y una agilidad especial, que hacen que el resto de las actividades de una empresa funcionen bien y evitemos pequeños problemas del día a día.


¿Cuándo es un buen momento para externalizar las tareas administrativas?

El hecho de que la empresa y el empresario se beneficien de una reducción de sus costes fijos hace que cualquier momento sea oportuno para dar este paso. El mayor error sería reducir costes de los programas de marketing, ventas o investigación, ya que son las áreas claves que aseguran el futuro de un negocio.


Como contrapartida decir que externalizar estas gestiones a menudo es un paso difícil para una empresa, porque las tareas administrativas suelen ser muy personales y delicadas. Los directores se resisten a la externalización de estas por falta de conocimiento, confianza o porque creen que sólo ellos pueden realizarlas, perdiendo un tiempo muy valioso en su resolución.


Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa, como la asistencia a citas programadas con clientes o la producción de informes de calidad, teniendo la certeza de que tus tareas administrativas delegadas están siendo profesionalmente atendidas. Desde luego, esto implicaría un dolor de cabeza menos en la ya difícil gestión del día a día de tu empresa.


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