¿Problemas con la Gestión de Proyectos?

Actualizado: hace 3 días

A veces más de los que nos gustaría. Por eso hoy queremos profundizar en el tema de las tareas y responsabilidades de un Project Manager, describiendo que sí y que no debería hacer alguien con este cargo para lograr el éxito.


Repasemos juntos ciertos puntos claves. Un Project Manager es el responsable de gestionar los asuntos considerados como “proyectos” de una organización, su tarea es alcanzar los objetivos de estos planes, mejorando al mismo tiempo la eficiencia de los procesos y la administración de los recursos.




Por ello es sumamente importante que todo Project Manager tenga muy claro de qué va el proyecto asignado, controle los costes, tenga la habilidad de balancear estos con respecto a las metas, no dude al tomar decisiones para mejorar, y sobre todo, conozca y sea capaz de dirigir a su equipo.


Aparte de estas destrezas, un Project Manager (o Jefe de Proyecto en su versión española) debe saber analizar los posibles riesgos del proyecto y sus consecuencias, mantener actualizadas las actividades para reconducirlo si es necesario, establecer al final del proyecto las comparaciones entre los objetivos (KPI’s) previstos y los alcanzados, justificando la variación económica producida.


A estas simples responsabilidades (con las que estamos seguros que concuerdas), súmale la presión de obtener resultados excelentes en el desarrollo de una tarea y el estrés de alcanzar los objetivos establecidos. Todo ello puede transformarse en la propensión o incidencia de ciertos errores a la hora de afrontar cada situación.

¿Qué errores debe evitar un Project Manager?

En principio debe prescindir de los emails innecesarios, reuniones o interrupciones agoten su tiempo, debe ser asertivo y aprender a decir que no cuando le interrumpan con convocatorias que no poseen un objetivo o cuando lo interrumpan de forma directa en su puesto de trabajo.


Debe saber organizar el tiempo; no sólo el suyo, también el de su equipo. Obviamente si como jefe de proyecto exige este tipo de comportamientos de sus subordinados, debe ser el primero en dar el ejemplo. De igual forma debe ser realista y justificar de la mejor forma posible las necesidades y distribución de recursos para un proyecto.

Creemos que nadie quiere encontrar un Project Manager que no aporte valor a la empresa, que considere que todo tiene que pasar por sus manos y por eso, se empeñe en evaluar todas las decisiones. Personas que no saben delegar y confunden supervisar el diseño con hacer el diseño.


Tampoco se quiere trabajar con aquellos que lo único que hacen es delegar, ni con los que sólo programan reuniones y no se involucran realmente con el proyecto, confundiendo la formalización de las tareas con el avance de las mismas. En ambos tipos de conducta se excluye el valor que pueda aportar el resto de las personas del equipo, transmitiéndoles el mensaje implícito de que solo están a su servicio reduciendo la productividad y bajando la motivación.


Otra de las cosas a evitar es la inaccesibilidad, todo jefe de proyecto debe estar disponible para resolver problemas de su equipo, y la desconfianza. Asimismo, debe evitar comunicarse de forma turbia con su cliente, evitar ambigüedades y seleccionar el medio de comunicación más idóneo dependiendo de lo que quiera transmitir y a quien se lo desee transmitir.


Pero debemos decir que no todo se queda con el equipo y el cliente, el Project Manager ha de ser consciente de las diferencias importantes entre la gestión departamental y la gestión por proyectos, que a menudo requieren diferentes niveles de supervisión y liderazgo. De hecho, las responsabilidades entre los departamentos pueden interferir con su participación en el equipo. Por lo que posiblemente sea probable que necesite desarrollar un enfoque completamente diferente a la supervisión del equipo del proyecto.


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Y si no evitas... ocurre

La inexistencia de normas para la gestión del proyecto. Planificaciones no ajustadas a la realidad, debido a que no se tiene una visión del estado actual de las actividades y por ende, desconocimiento de la evolución del proyecto, lo que provoca un retraso en la entrega de las aplicaciones e incluso, reducción en la eficacia de las mismas.


Fallos en la comunicación y en sus procedimientos, entre los diferentes miembros del equipo pueden ocasionar una falta de compromiso, pero con el cliente puede generar desconfianza en relación al proyecto. Esto da pie al incumplimiento de acuerdos establecidos durante reuniones y al desconocimiento de la participación/implicación de los demás integrantes.


La desorganización de tiempos, así como la no supervisión de los trabajos y modificaciones continuas, pueden provocar que la documentación del progreso del proyecto esté obsoleta o sin cumplir con los KPI’s establecidos para su realización. Esto también puede causar pérdida de contacto con los clientes actuales, quienes hasta pueden llegar a creer que la gestión sea un engaño y que la empresa gestora del proyecto no es capaz de ver clientes potenciales, para futuros proyectos.

En definitiva

Estos sólo han sido algunas referencias sobre los problemas con la gestión de proyectos. El Project Manager sea por presión, por falta de una buena preparación o de madurez profesional, tendrá que poner mucha atención a este tipo de comportamientos para evitar una mala gestión, y es que sabemos que cualquiera puede cometer errores porque al final todos somos humanos.


Por eso si eres parte o te atrae este mundo te sugerimos, gestionar continuamente tus tiempos, revisando el trabajo del equipo, sin llegar a ser un “policía”. Simplemente transmite que tu misión es estar al tanto de todo, de la ejecución del trabajo, y que además estás ahí para prestar ayuda al equipo si existe alguna barrera. Tienes que aportar valor a tu equipo y hacerlo crecer.


De igual forma, necesitas mantener una comunicación muy activa con el cliente, manteniéndole al día con los avances, cubriendo sus necesidades y aportándole valor. La clave es la confianza generada, tengamos en cuenta que no se habla de resolver un proyecto, se habla de hacer viable una empresa, y si la cultura de la misma es de hablar con medias verdades y/o con ambigüedades al cliente, esa empresa no estará enfocada al éxito.


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