¡Planifícate! Ayer era tarde

Mil veces habrás escuchado que el tiempo es el recurso más valioso, que es oro o lo que es lo mismo, que es dinero. Otras tantas habrás visto como, en entornos empresariales, suele cotizarse los servicios o se evalúa el desempeño en base al tiempo dedicado por un empleado (según sea junior, senior o un manager). Siendo tan valioso ¿sabes cómo organizarlo?

Equilibrio entre vida personal y profesional

Un recurso se convierte en valioso cuando es escaso, y aunque por mucho que intentemos alargar el día, éste solo tendrá 24 horas. Considerando que la jornada estándar de trabajo en España es de 8 horas hay quienes opinan que el equilibrio ideal es dedicar un tercio del día a trabajar, un tercio al ocio y el resto como horas de sueño. Ya te adelanto que este esquema tal cual, es imposible.




Dando por sentado que dormir es una necesidad vital, podemos hablar entonces de las horas de ocio, que a nada que pensemos un poco a todos se nos ocurre actividades a las que dedicarlas: ir al gimnasio, estar con nuestros hijos o nuestra pareja o a tomarnos unas cervezas con nuestros amigos. Pero con demasiada frecuencia vemos como tenemos que recortar tanto el tiempo de ocio (y a veces hasta el de descanso) simplemente porque la jornada de trabajo se alarga más allá de las 8 horas deseadas.


Considero varias razones por las que esto ocurre a priori, picos de trabajo, adaptación a un nuevo puesto, nuevas responsabilidades o quizás una mala organización del tiempo. Indistintamente de si son factores que pueden o no escaparse de nuestro control, encontrar ese equilibrio “ideal” es importante para lograr ser productivo y sobre todo, para no quemarte como profesional.

Dicho esto, definiciones sobre la planificiación del tiempo encontramos muchas:

  • Capacidad para organizar las actividades y recursos en función de los objetivos, previo análisis de las distintas variables.

  • Habilidad para establecer prioridades y realizar una gestión eficiente de los recursos disponibles con visión a corto, medio y largo plazo.

Punto 1- ¿A qué nivel eres capaz de planificarte?

Planificarse puede parecer algo de lo más sencillo y estoy seguro de que a menudo nos ocurre como cuando nos preguntan qué tal conducimos, aún no he oído a nadie que diga que lo hace mal o tan siquiera... regular. Sin embargo, opino que en ambas áreas todos tenemos un amplio margen de mejora.

Al igual que sucede cuando tenemos un problema, lo primero (y más importante dicen) es reconocerlo. El siguiente paso consiste en identificar desde que nivel partimos (como de grave es nuestro problema) y a que nivel aspiramos. En esto de la planificación tal y como manejamos internamente existen 4 niveles de excelencia, quien es capaz de:

  1. Ordenar tareas en base al orden de llegada.

  2. Priorizar tareas distinguiendo de forma efectiva entre lo urgente y lo importante.

  3. Planificar y organizar los recursos, con visión a corto plazo.

  4. Planificar con elevado nivel de análisis y previsión, optimizando la gestión de recursos.

Llegados a este punto, imagino que esperas leer sobre las distintas metodologías de planificación que existen: Getting Things Done, Diagrama de Gantt, Quick Wins, Scrum, Pomodoro o incluso Bullet Journal. La teoría obviamente es importante, pero luego siempre surgen las dudas de cómo aplicar lo aprendido en nuestro día a día.

Punto 2- ¿Que herramientas utilizas para planificar tu día a día?

Conocer las técnicas para gestionar nuestro tiempo está muy bien, pero lo importante es saber cómo adecuarlas a nuestra vida. En este punto admito que he probado varias formas de organizar mi tiempo profesional y desde hace algunos meses he dado con una modalidad con la cual no sólo me siento satisfecho, sino que ha logrado ser asimilada por el resto de mi equipo.

Hoy te guiaré en su manejo práctico, funcional si eres tú sólo o si tienes un equipo pequeño. Para ello sugiero emplear 3 herramientas gratuitas y muy sencillas:

  1. Un Diagrama de Gantt (cuya plantilla podréis descargaros al final del artículo).

  2. Calendario digital: Google Calendar, Outlook o iCal.

  3. Una herramienta para el registro de horas (una plantilla de Excel podría servirnos).


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Paso 3- ¿Cúal es tu modelo?

El lunes por la mañana reflejaremos en nuestro diagrama de Gantt todas las tareas pendientes a realizar (incluidas reuniones internas, cursos de formación o visitas al médico). En el caso de que las mismas impliquen la participación de más de un recurso, les asignaremos un responsable y por último un tiempo aproximado para la realización de las mismas. En función del cálculo total de horas y el plazo de entrega, las dimensionaremos por semanas.


Una vez que hayas asociado las tareas a las semanas, distribuiremos su tiempo total entre los días en los que vamos a dedicar para realizarlas. Ejemplo: Semana X - Actividad panificada Y y Status Z, te puede llevar en total 3 horas, pudiendo dedicar 2 horas el lunes y 1 hora el viernes.


Recuerda, son 40 horas semanales, pero siempre hay que dejar un número de horas para imprevistos, la llamada de un cliente, la realización de un informe o el apoyo a un recurso de la organización en un tema puntual.

Finalmente, crearemos un campo en el que se indique el porcentaje de cumplimiento de dicha tarea hasta la fecha y otro de comentarios, en el que podamos reflejar por qué no hemos llegado a realizar esa determinada tarea en el tiempo previsto. ¡Muy recomendable hacer una revisión todos los viernes!


Cuando termines de planificar tu Diagrama de Gantt (que no debería llevarte más de 1 hora) entra el juego la herramienta del calendario digital. En ella fijaremos las tareas según los días marcados para realizarlas. Al menos en mi caso, me gusta reservar el tiempo a actividades más creativas (diseño de materiales, escribir este artículo o llamadas de prospección) en las primeras horas del día y dejar por la tarde aquellas más operativas o mecánicas. De esta forma no procrastinaremos y esos bloques de tiempo los dedicaremos verdaderamente a lo planificado, pudiendo encajar otros temas en los huecos libres.


Por último, y al final del día, indicaremos en nuestra herramienta de imputación de tiempos cuantas horas y/o minutos dedicamos verdaderamente a cada actividad. Esto nos ayudará a poder dimensionar tiempos en un futuro, ver si somos o no eficientes, y por lo tanto, evaluar si los proyectos a los que dedicamos nuestro tiempo son rentables o no. ¿Y tú cómo te planificas?


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