EFICIENCIA: ¿La clave del teletrabajo?

Actualizado: may 26

2020 ha sido un año cuanto menos peculiar. Un año que ha dejado tras de sí una crisis no sólo sanitaria, sino también social y económica; un año que ha supuesto un cambio radical en la vida de incontables personas. Sin embargo, no será la primera vez que escuchemos aquello que reza “De todas las crisis surgen también las oportunidades”. Y es que, citando al gran Ramón de Campoamor:

«En el mundo traidor nada hay verdad ni mentira: todo es según el color del cristal con que se mira» Por ello en este artículo trataremos de reflexionar precisamente acerca de las oportunidades que nos ha dejado este extraño 2020. Durante estos meses pasados son muchas las empresas que se han visto en la obligación de pasar de la teoría a la práctica en cuestión de horas y, por supuesto, sin previo aviso. Lo cierto es que gran parte de la teoría ya la conocíamos:

Hay que implantar una cultura de trabajo por objetivos”. “Los equipos de trabajo son cada vez menos jerárquicos y por tanto, los empleados son más autónomos a la hora de gestionar su propio trabajo”. “Tenemos que estar preparados para la transformación Digital”. Antes del año 2020 las empresas ya eran conscientes de estas premisas y, sin embargo, seguíamos anclados en una política de trabajo marcada por el control y el presencialismo. De hecho, incluso entrado el año, la realidad es que España seguía situándose a la cola de países europeos que teletrabajan. Por supuesto que hay, y siempre habrá, puestos de trabajo que no pueden realizarse desde la distancia, pero aquellas organizaciones que tenemos la oportunidad de contar con profesionales que pueden realizar su trabajo desde cualquier lugar hemos pasado por un examen obligado durante esta crisis que nos ha resuelto rápidamente una serie de preguntas clave (que además ya nos habíamos planteado alguna vez): ¿Está mi empresa preparada para trabajar desde casa? ¿Tenemos suficientes medios tecnológicos para trabajar de manera cómoda y eficiente? ¿Tengo un equipo preparado y maduro para afrontar el trabajo a distancia? ¿Seremos capaces de mantener o incrementar los niveles de productividad y eficiencia? Lo cierto es que, dependiendo de la experiencia, el resultado ha sido muy distinto. Hay empresas que han obligado al 100% de su plantilla a volver al trabajo presencial, mientras hay otras en las que se sigue teletrabajando y otras en las que se ha optado por un modelo mixto.

Desde luego no hay un modelo ideal, pues el éxito de esta forma de trabajar depende mucho del tipo de negocio, de la organización y de la madurez de los equipos, entre otros factores. Sin embargo, si pensamos en una de las CLAVES para que el trabajo a distancia se convierta en realidad, desde IVC nos quedamos sin duda con la EFICIENCIA (¡y lo decimos por experiencia!).

# Eficiencia y trabajo a distancia La eficiencia es la capacidad de conseguir los objetivos al mínimo coste, esto es, en el menor tiempo posible y con la mínima cantidad de recursos. En este sentido, en la eficiencia interviene la empresa por supuesto (dispone de los recursos, proporciona los medios tecnológicos, establece las directrices), pero también influye y mucho el tipo de trabajadores con los que contemos.

Si observamos alrededor, en todos los sectores hay personas superproductivas cuyo rendimiento está muy por encima de la media. Pero ¿qué es lo que diferencia a las personas más eficientes del resto? Una vez más tenemos que aludir a las competencias para explicar qué hay detrás de estas virtudes. Harvard Business Review ha publicado un estudio donde participaban 7000 trabajadores evaluados por sus jefes según su nivel de productividad y han encontrado 7 comportamientos específicos que se correlacionan con niveles altos de productividad. # ¿Qué comportamientos se observan en las personas más eficientes?

1. Establecen metas amplias

Las personas más eficientes no saltan indiscriminadamente de una a otra tarea, se marcan un objetivo y se concentran completamente hasta alcanzarlo. Un gran proyecto te alienta a acelerar y a eliminar todas las distracciones.

2. Muestran consistencia

Las personas más eficientes son, además, las más confiables. Si dicen que algo va a estar hecho es porque va a estar hecho, pues de lo contrario: no lo dirían. Saben además controlar muy bien el ritmo de trabajo: son constantes.

3. Tienen conocimientos y experiencia técnica

La eficiencia no es solo una cuestión de voluntad y constancia, también de práctica. Pocas cosas matan la productividad más rápido que la falta de conocimiento o experiencia. Cuando sabes lo que estás haciendo, no tienes que sacrificar calidad por velocidad. Por supuesto, estas personas no saben hacerlo todo, pero se forman constantemente.

4. Son competitivos (consigo mismos)

La mayoría de la gente acepta que tiene que cumplir con unos determinados objetivos y trabaja a un ritmo razonable para lograr lo que se espera de ella, pero hay personas a las que les encanta lograr resultados antes y más rápido: quieren batir sus propias marcas.

5. Se anticipan y resuelven problemas

La gente más eficiente no es la que más horas trabaja, pero sí es la más ingeniosa, pues encuentra mejores formas de sacar adelante el trabajo. Estos trabajadores superproductivos son además muy previsores, y planifican todo con antelación para tener los mínimos imprevistos posibles.

6. Toman la iniciativa

Para muchas personas, la parte más difícil de hacer un trabajo es comenzar. Las personas más productivas o eficientes se atreven siempre a dar ese pequeño paso.

7. Son colaborativos

Las personas más eficientes colaboran enormemente y trabajan bien en equipo. Ser eficiente está directamente relacionado con un buen clima laboral y una armonía con tu equipo.

# Conclusiones Podríamos concluir viendo esto que el hecho de establecer el trabajo a distancia (o no) en una empresa no recae únicamente sobre la decisión unilateral de los directivos ni sobre capacidad tecnológica de ésta, sino sobre la PERSONALIDAD de la organización (sobre lo que además puedes leer en este otro artículo) y la capacidad de adaptación, de cambio y de superación de sus trabajadores.

Desde luego si se nos presenta la oportunidad (o la necesidad) de trabajar a distancia, los beneficios serán múltiples: Posibilidad de conciliación, sumar un beneficio social a nuestros empleados, ahorro de costes, contribución al medio ambiente, disminución del absentismo laboral (como mínimo el ocasionado por accidentes in itinere y por enfermedades víricas de fácil transmisión) .

El RETO que tenemos por delante en este 2021 está claro: si quieres apostar por un modelo de trabajo a distancia, o por un modelo mixto, debes asegurarte de tener herramientas para medir la EFICIENCIA dentro de tu empresa. Et voilà! Si te ha parecido interesante este tema, aquí te dejamos algunas ideas de acciones que nos están ayudando a medir la productividad en nuestra empresa:

  • Tener un Sistema de Gestión de Tareas que permita a cada miembro del equipo conocer sus objetivos diarios o periódicos, organizar su tiempo, gestionar imprevistos. priorizar y controlar el progreso de su trabajo.

  • Tener un Sistema de Imputación de Horas donde cada empleado registra el detalle de las horas trabajadas diariamente y de las tareas en las cuales ha empleado dichas horas;

  • Establecer un Proceso Coordinado de Teletrabajo que incluya reuniones periódicas de coordinación de los equipos, franjas horarias con preferencia para temas de producción/clientes/internos y horas de conexión obligatorias para, al margen de la flexibilidad, poder fomentar el necesario intercambio entre los distintos trabajadores.

  • Tener Objetivos Individuales claros y trabajar sobre un Performance Plan que nos ayude a ver en qué aspectos destacamos y en qué competencias necesitamos mejorar.

¿Te gustaría descubrir cómo mejorar la eficiencia en tu empresa? ¿Tienes claro lo que debes hacer pero no sabes cómo?


Inscríbete en Insights