El recorrido de un producto desde su fabricación hasta su adquisición por parte del consumidor final resulta a veces tan largo u opaco que puede generar ineficiencias e incluso desorden a la hora de gestionarlo o supervisarlo.
Ahora bien, si la digitalización ha llegado a lo largo de los años para quedarse, también lo han hecho las herramientas para optimizarla y las instituciones que persiguen una mayor y mejor dirección y gestión de la misma.
Así es como hace ya décadas nace lo que hoy conocemos por Códigos EAN; concepto que sin duda marca y marcará la evolución de la importación, exportación y circulación de mercancías alrededor del mundo.
En este breve y práctico artículo traemos algunas de las notas fundamentales de estos códigos, así como aspectos prácticos sobre su obligatoriedad, el proceso de obtención y por qué pueden suponer una diferencia para una empresa de mercancías.
Qué son los Códigos EAN
El código EAN es un tipo de código de barras de origen europeo de 13 dígitos que se usa alrededor del mundo para venta minorista, a excepción de USA (código UPC – 12 dígitos) y Canadá.
Actualmente, el Código EAN hace referencia al Número de Artículo Internacional. En origen, estas letras significaban European Article Number, pero desde que se extendió el uso del código más allá de Europa, se cambió el nombre del código sin alterar las siglas que lo identificaban.
Existen otras denominaciones:
EAN 13 (por los 13 dígitos)
GTIN o GTIN 13 (Global Trade Identifier)
NOTA: Además del EAN 13 (que es el más popular, pero no puede identificar algunos productos complejos) existe el EAN 8, código simplificado útil para productos pequeños (i.e: tabaco).
Para qué sirven los Códigos EAN
Estos códigos sirven para gestionar de manera eficiente la información de las compras y ventas realizadas, así como las bases de datos de productos. Es decir, se usan para almacenar y leer información de gestión y control sobre los productos que se comercializan.
Se requiere un código de barras EAN-13 o UPC para cada artículo, y éste será único y exclusivo. Esto significa, en otras palabras, que cada producto queda marcado con un código propio que permite rastrear, controlar, identificar y analizar su origen y características.
Qué información incluye el Código EAN
El Código EAN identifica el país de origen del producto, el fabricante y el número identificador del producto; así como un número de verificación de la mercancía.
Código de país (2 o 3 dígitos)
Código de empresa (4 o 5 dígitos)
Código de producto (12 primeros dígitos)
Código de control (1 dígito al final)
Además, a nivel interno de la tienda, permite relacionar el identificador del producto con nombre y precio, lo que agiliza el proceso de pago y la creación de facturas.
¿Son obligatorios en España?
La legislación en vigor no obliga a la utilización de un código de barras en las etiquetas de los productos. La elección de utilizarlo o no depende en gran medida de cuáles sean tus clientes y también tu ámbito de actuación, esto es, el sector en el que compites.
En este sentido, depende de las preferencias de tu cliente o distribuidor y de la forma que tenga de organizar su stock que te resulte conveniente o no dar de alta estos códigos.
Ahora bien, es importante mencionar que cada vez más compañías se han sumado a la eficiencia y a la practicidad que estos códigos suponen y que, además, numerosos marketplaces mundiales (i.e: Amazon) requieren de estos códigos por parte de los vendedores por cuestiones de fiabilidad, control y compromiso.
En definitiva, es altamente recomendable. Casi todos los minoristas en línea y offline hoy en día requieren códigos de barras en los productos para la organización de sus precios, pedidos, cifras de ventas, punto de venta e inventario.
Conviene además mencionar que debe conseguir estos códigos el titular de la marca comercial (por entendernos, un proveedor de marca blanca no requiere de ningún código; sino quien le ponga su marca al producto).
Cómo se solicitan
He aquí el quid de la cuestión y la importancia de un buen asesoramiento. Por el mero hecho de no ser (todavía) obligatorios por Ley, existen numerosas empresas que “dicen” vender paquetes de estos códigos. Y es aquí donde hay que tener cuidado.
Los Códigos EAN emanan de un organismo mundial conocido como el GS1, por lo que cualquier otra aproximación de compañías que ofrezcan paquetes de códigos será más un problema que una oportunidad.
Como hemos mencionado previamente, cada código supone un número de identidad del producto, pero también de la empresa, del país de origen o del control de dicha mercancía. Por eso, adquirir códigos existentes no supone sino “suplantar la identidad de productos que ya han estado en el mercado en el pasado”.
Así pues, la única forma oficial para solicitar este tipo de códigos es asociarse a la AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) que, con más de 30.000 empresas asociadas, es una de las mayores asociaciones empresariales del país y la única que reúne a todos los agentes de la cadena de valor, desde productores y fabricantes a operadores logísticos y distribuidores.
Asimismo, la AECOC es la institución que representa el GS1 en España.
Asociándose a la AECOC, las empresas adquieren un número de identidad único mediante el cual se identificarán sus productos, pero también tendrán acceso a una red de profesionales, a asesoramiento especializado o a formación, por ejemplo.
Desde IVC adaptamos cada día el abanico de servicios que prestamos a nuestros clientes para asegurarnos de que sus negocios operan y se expanden con la solidez, los cimientos y la tranquilidad necesaria para alcanzar el éxito.
Si necesitas asesoramiento acerca de este tipo de códigos o guía en el proceso de su obtención, ¡no dudes en contactarnos!
