CONTROL DE COMPRAS - Parte II: Facturas comerciales y conformadas

Actualizado: may 27

En nuestro artículo anterior (que puedes leer aquí) introducíamos la importancia de disponer de un sistema de control de compras, así como de conocer qué departamentos de la empresa intervienen en el proceso y qué documentos conviene conocer; como las requisiciones.

En esta segunda parte encontrarás todos los detalles acerca de los distintos tipos de facturas existentes, así como las ventajas y desventajas de éstas.

# Facturas comerciales y conformadas La factura conformada es un título valor que agrega derechos sobre los productos que ya han sido entregados, pero que aún no han sido pagados. Son facturas que deben ser firmadas por el deudor como señal de estar conforme con los productos designados en ella, con su fecha de pago y su valor. Podemos decir de alguna manera que la factura conformada es un título valor total abiertamente distinto al comprobante de pago denominado “factura”.

¿En qué se diferencia la factura conformada de la factura comercial? La factura conformada se rige por las normas relativas a los títulos valores, mientras que la factura comercial es regulada según la norma de carácter tributario. La emisión de la factura comercial se produce con ocasión de la venta de un producto o la prestación de un servicio en estricto cumplimiento de las normas tributarias por lo que es de emisión obligatoria en operaciones sujetas al impuesto general a las ventas; mientras que la emisión de la factura conformada es optativa (ya que no existe imperativo legal que la haga de obligatoria utilización).

La emisión de la factura comercial se producirá en toda operación comercial, ya se realice con pago al contado, o a crédito (que puede ser a su vez posible mediante la emisión de la letra de cambio, pagaré o precisamente la factura conformada). Por lo tanto, el título valor factura conformada sólo se emite en operaciones comerciales que conlleven entrega de bienes o prestación de servicios no pagados al contado, es decir, únicamente en operaciones al crédito.

De esto también podemos deducir que la emisión de la factura conformada no exime de la obligación de emitir el comprobante de pago denominado factura (comercial). La factura comercial tiene la calidad de documento probatorio de una transacción porque es un comprobante de pago, mientras la factura conformada no puede tener tal calidad, pues es un título valor.

Además, la constancia de conformidad en la factura comercial sólo demuestra la entrega o prestación de servicios; mientras que en la factura conformada tal conformidad le otorga vocación circulatoria pudiendo ser transmisible por endoso. Y para terminar, desde el punto de vista fiscal, los deudores tributarios no pueden utilizar el referido título valor como sustento de costo o gasto, crédito fiscal o del crédito deducible, entre otras diferencias. # Características de las facturas conformadas

  • Emisión voluntaria: sólo se emitirá si el comprador y el vendedor convienen usar este título valor para concentrar en él su relación crediticia, (que además estará garantizada).

  • Respaldo legal: constituye una garantía sobre los objetos de comercio y mercancías que hayan sido elementos de una transacción comercial, así como un título valor que representa un crédito otorgado por el monto del precio.

  • Título valor a la orden: se emite a la orden de quien transfiere los productos detallados en el documento o del vendedor. En ese sentido, constituye un título valor a la orden y, por tanto, es transferible mediante un endoso.

  • Ejecución por falta de pago: en caso de que se haya estipulado el pago de la factura en varias cuotas, fallar en el pago de una de estas cuotas autoriza al poseedor de la factura a que se asuman vencidos todos los plazos y reclamar el pago del monto adeudado total.

  • Endoso: la factura conformada que el acreedor emite puede ser endosada a terceras personas. Esto incluye la descripción de los productos que son objeto del traspaso.

Desventajas La factura conformada sólo se emite por la comercialización de mercancías, igual que por otras circunstancias contractuales donde se transfiera la propiedad de productos (idóneos de verse afectados en garantía) en los que se convenga el pago posterior del valor de la factura. Por otro lado, para que la factura conformada sea válida, debe contar con la conformidad del comprador o adquirente.

Ventajas Una ventaja de la factura conformada con respecto al pagaré o la letra de cambio es que la factura constituye un título valor causal, pues siempre evidencia la presencia de una transacción comercial que causa su emisión, que es la comercialización de mercancías. Adicionalmente, describe con detalle los productos que son objeto de una venta a crédito, cuyo pago parcial o total representa la constancia que el comprador (deudor) ha recibido dichos productos, habiendo acordado un pago posterior.

La factura conformada resulta muy ventajosa frente a cualquier otro título valor porque los productos que se entregan al comprador sirven como garantía de la cantidad adeudada a pagar posteriormente.

Así, el uso de la factura conformada permitirá tener mayor seguridad y celeridad en las ventas a crédito y esto favorecerá a su vez tener un buen ambiente en el intercambio comercial.

Además, la factura conformada es un instrumento que agiliza las operaciones a crédito y, al mismo tiempo, permite dar una seguridad legal a las mismas. Lo cierto es que las compañías puedan beneficiarse de forma sustancial debido a que, gracias a este tipo de facturas, podrán de forma expedita hacer efectivo su cobro.

# Conclusiones Conviene para cualquier empresa conocer las herramientas que tiene disponibles para llevar a cabo su actividad de la manera más ordenada y controlada posible, facilitando este tipo de facturas, por ejemplo, el control del Departamento de Compras. En este sentido, el control interno de este Departamento puede ser contable u operativo.

El control operativo se apoya en los principios de autorización y ejecución (aprobación de compras, selección de proveedor, la verificación de existencias…), mientras el control contable trata de evitar riesgos en el registro de compra, así como de velar por el cumplimiento de la normativa contable.

En definitiva, ambos favorecen el correcto funcionamiento y la transparencia empresarial; sobre todo si se acompañan de informes inherentes a cada actividad donde se detecten los puntos fuertes y débiles del Departamento a fin de alcanzar la eficiencia operativa del mismo.

Por esto y por otras razones resulta muy interesante contar con expertos en la materia que sepan identificar las oportunidades de mejora que se presentan dentro del propio funcionamiento de la empresa en cuestión, y que nos ayuden a optimizar nuestros recursos. Si deseas recibir más información...


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