CONTROL DE COMPRAS - Parte I: Qué es. Para qué sirve. Protagonistas.

Actualizado: may 26

# ¿Qué es el control de compras? ¿Para qué sirve?

El control de compras es un PLAN que ayuda a mantener el funcionamiento adecuado de las compras de una empresa a lo largo del tiempo. Dentro de los objetivos principales de mantener un control de compras en la empresa se encuentran, entre otros:

  • Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y con la calidad acordada.

  • Definir y documentar los procesos para detectar oportunidades de mejora.

  • Elegir a los proveedores que ofrezcan mejor calidad a mejor precio.

  • Identificar las necesidades de los clientes.

Al poner en marcha un sistema de control de compras los protagonistas serán dos documentos:

  1. las requisiciones y

  2. la orden de compra.

a. La requisición:

La requisición es el documento generado por el personal de almacén (o en su defecto por un departamento usuario) con el fin de notificar al Departamento de Compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega.

La compra en una empresa comienza por tanto con la recopilación de requerimientos, lo que lo convierte en un documento de especial importancia.


Una vez se haya recogido esta información, se debe informar al Departamento de Compras. La requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos requerimientos. Tanto es así que, para prevenir posibles fraudes, a los Gerentes de los departamentos no se les suele permitir comprar en nombre de la empresa ni realizar pedidos directamente a los proveedores.


Por eso la requisición es fundamental en el proceso porque, en su lugar, quienes realizan los pedidos a los proveedores externos pertenecen a un departamento diferente (ya mencionado) llamado Departamento de Compras o en su defecto, el Departamento Comercial.


Los Gerentes de los distintos Departamentos utilizan así los formularios de requisición de compra para informar a este departamento qué materiales se necesita adquirir.

Dicho esto, existen varios tipos de requisiciones de compra:

  • Estándar

Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.

  • Subcontratación

Para suministrarle materia prima a un proveedor, con la finalidad de después obtener un producto terminado.

  • Consignación

Para obtener material que se guarda en las instalaciones de la empresa (por lo que se paga al proveedor una vez vendida al cliente final).

  • Transferencia de inventario

Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentre dentro de la misma organización.

  • Servicio externo

Para obtener los servicios de un proveedor externo, como por ejemplo, realizar labores de mantenimiento de planta.

b. La orden de compra:

El otro documento importante en un sistema de control de compras es la orden de compra, también conocida como pedido de compra o nota de pedido. Éste es el documento que el comprador entrega al proveedor para solicitar ciertas mercancías o servicios. En éste se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto o servicio, el precio, las condiciones de pago, etc. además de otros datos importantes para la operación comercial.


Dicho esto, para llevar el control de compras de una empresa se puede recurrir a distintos métodos, desde una libreta de apuntes o un archivo en Excel, hasta algo más sofisticado como un ERP/Enterprise Resource Planning (como por ejemplo Click Balance, un sistema en la nube que ayuda a llevar el control de ventas mediante entregas automáticas de reportes en la fecha indicada, además de llevar un control de todos los procesos administrativos de la empresa en el mismo sistema).


Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de los bienes y servicios que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.

# El proceso de compra y sus fases

El proceso de compra en una empresa es vital para la misma y por eso la mayoría de las compañías cuentan con un Departamento independiente para su gestión; normalmente conocido como Departamento Comercial. Además, este departamento suele representar un porcentaje elevado de la compañía, de modo que no es difícil suponer que gran parte de los beneficios de la empresa se debe a los ahorros generados en este departamento.


Durante el proceso de compra de una empresa surgen tareas tales como:

  • Previsión de las necesidades de materiales o servicios.

  • Planificación del suministro con tiempo suficiente.

  • Adquisición de dichos materiales.

  • Aseguramiento de que se reciben los productos solicitados en la cantidad, el tiempo y la calidad acordada.

  • Gestión administrativa del suministro. Esto es, la gestión de los pagos. Este último podemos dividirlo además en:

  • Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la cantidad a adquirir así como la modalidad de aprovisionamiento.

  • La compra: adquisición de los materiales o servicios.


  • Operaciones posteriores a la adquisición: Esto refiere a la recepción de productos, aceptación de las facturas y, en algunas ocasiones, a las reclamaciones por defectos en los materiales o por su entrega en malas condiciones.

  • Operaciones paralelas a la compra: Esto refiera a la gestión del stock, la captación de nuevos proveedores, la recuperación de materiales sobrantes o en desuso, etc.

Este proceso de compra, a su vez, cuenta además con subprocesos: analizar precios, planificar las compras, especificar las características, evaluar y seleccionar los proveedores, negociar los precios, generar la compra, realizar los contratos de suministro y por último (y muy importante) establecer cómo se va a realizar el pago (abono a corto o largo plazo, plazo de entrega, plazo de devolución, etc.).


De este modo, una vez se ha realizado la compra, el proveedor envía la factura a la empresa. Esta factura, documento de reconocimiento de las obligaciones de pago y utilizado para contabilizar transacciones, es recibido por el Departamento de Administración.


Independientemente de que se reciba en papel o u otros medios, se debe establecer un proceso administrativo para su aprobación. Las facturas se irán depositando en un archivo transitorio para que sean conformadas con la copia del contrato y del albarán recibido. Este proceso requiere que previamente se hayan creado dos archivos - registros transitorios:

  • Los contratos de compras firmados y pendientes de verificar con facturas para comprobar que éstas reúnen las condiciones comerciales contratadas y que el precio facturado coincide con el contratado;

  • Los albaranes recibidos pendientes de verificar con las facturas para comprobar que las cantidades facturadas coinciden con las que se contrataron y de este modo confirmar que no se ha producido ninguna incidencia.

Así pues, intervienen en el proceso el Departamento de Compras, el Departamento Comercial y el Departamento de Administración; encargados de gestionar cuestiones tan delicadas como las requisiciones o las facturas. Ahora bien, ¿cuántos tipos de facturas existen? Y sobre todo, ¿qué ventajas puede reportarnos conocer sus diferencias?


¡No te pierdas nuestro próximo artículo! Explicaremos todo lo que debes saber acerca de las facturas.

Y como siempre, para cualquier duda...






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