Beneficios de externalizar la gestión de tus nóminas

Actualizado: may 10

En un mercado cada vez más competitivo y globalizado, la gestión de las nóminas es una de las tareas más importantes para las empresas, independientemente del tamaño que tengan y del sector al que pertenezcan. Externalizar la gestión de nóminas puede ser la mejor solución. Pero antes, vamos a analizar un poco más que hay detrás de una de las principales responsabilidades del departamento de Recursos Humanos de las empresas.




Parece que la gestión de nóminas sea sólo aquella tarea que debe realizar Recursos Humanos y que consiste en hacer clic en un botón para ordenar (telemáticamente) que se transfieran las nóminas a todos los empleados a final de cada mes. Pero la gestión de nóminas va mucho más allá, ya que el correcto funcionamiento de esta tarea abarca desde la confección de la nómina dentro de los términos legales, el pago aplicable de la misma sin retrasos y hasta la correcta planificación de la tesorería para no incurrir en descubiertos bancarios de última hora.


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Una de las primeras variables que debemos tener en cuenta será la fecha de pago, es decir, la fecha concreta o el intervalo de tiempo en el que debemos efectuar los pagos. Podemos acordar pagar en diferentes fechas a lo largo del mes (por nuestra experiencia desde el día 15 hasta el último día hábil del mes). Lo imprescindible es establecer un día de pago fijo para entre otras cosas, hacer el cálculo de las mismas con antelación. Y no sólo es importante para que el departamento de recursos humanos pueda planificarse sino para que el empleado también lo haga. El retraso de cálculo de las nóminas y las fechas de pago cambiantes representa para el empleado un grave trastorno, ya que los trabajadores planifican sus gastos contando con cobrar X día del mes. Este hecho, además de crear desconfianza en el empleado, digamos que no habla demasiado bien de la empresa.


Igualmente, debemos procurar tener siempre en mente todos los parámetros básicos que forman la nómina. Es decir: el salario mínimo de convenio, las pagas (prorrateadas o no), el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social. Por ello es importante estar al día con la legislación laboral.


Todo ello sin contar con los dolores de cabeza que tendremos con el Departamento Contable si a cierre del mes no cuadran los pagos con los asientos contables (transferencia nóminas, pago SS, pago IRPF, etc). Hablamos, por ejemplo, de cuadrar las retenciones y la seguridad social con la contabilidad. Es importante recordar que el departamento contable debe convertirse en nuestro stakeholder interno más fiel, de manera que lo tendremos siempre presente y le facilitaremos ‘la vida’ siempre que nos sea posible.


Si no tenemos mucha experiencia en estos temas, tal vez necesitemos un empujón. Puede que nuestra empresa sea medianamente grande y haya un equipo de Recursos Humanos saturado de trabajo. Entonces, lo mejor es externalizar y recurrir a un experto. Lo cierto es que la externalización de la gestión de nóminas sólo puede aportarte ventajas:

  • Dispondrás de un equipo multidisciplinar capaz de desarrollar las nóminas de la forma más óptima posible.

  • Cumplirás siempre con los deadlines marcados ya que dispondrás de una buena planificación para anticipar cualquier problema de última hora.

  • Estarás seguro de que lo datos sensibles de los empleados son tratados con total rigurosidad y precisión.

  • Estarás actualizado en cuanto a la normativa legal vigente se refiere. Podrás despreocuparte de estar al día de la legislación laboral vigente, de los impuestos aplicables y de los beneficios que puede aprovechar tu empresa.

  • Automatizarás el proceso de gestión gracias a un software de nóminas capaz de calcular las nóminas correctamente y de actualizarse en función de los cambios normativos. Esto te permitirá ahorrar mucho tiempo y evitar fallos o errores como recalcular las nóminas. Ya podrás dedicarte a cuestiones más estratégicas para darle valor al departamento de recursos humanos.

La solución que te proponemos se llama IVC. Si quieres optimizar el proceso de gestión de nóminas de tu empresa y asegurarte de que todos los puntos anteriores no te causen un dolor de cabeza, nosotros podemos ayudarte.


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