9 ago

¿Qué es una factura?

IVC team | Cumplimiento Legal y Fiscal, Finanzas bajo control

¿Qué es una factura? Quizás sea una pregunta obvia, ¿qué tipo de persona no sabe qué es una factura hoy en día? Pero lo que quizás no sepas es cómo se hace una factura, por qué se hace una factura, quién puede hacer una factura… Así que lo mejor es empezar desde el principio teniendo en cuenta que la facturación es una de las cosas más importantes de una empresa.

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Una factura es un documento que refleja la información sobre una compraventa y que sirve como comprobante de la operación realizada, pero en realidad no es algo tan sencillo como decir “ x cantidad de x producto a x precio” no, las facturas tienen unas normas recogidas en el reglamento de facturación y que nos indican qué datos debe contener la factura entre otras cosas.

Existen varios tipos de facturas, las más habituales son:

  • Factura ordinaria : la que todos conocemos, la factura completa
  • Factura simplificada: o dicho de manera más sencilla “ticket”
  • Factura rectificativa: es la que emitimos cuando queremos subsanar algún error de una factura ya emitida
  • Factura recapitulativa : agrupa las facturas de un periodo de tiempo

Los datos imprescindibles que tiene que tener una factura si no queremos incurrir en una infracción tributaria son:

  • Número y serie. Los números de factura tienen que ser correlativos, no pueden existir saltos y además no puede haber dos número de factura iguales. (en caso de que la factura sea rectificativa no debería llevar la misma serie que una factura “normal” pondríamos una serie distinta. Por ejemplo, si la serie para las facturas ordinarias es 2017522,2017523,etc en una rectificativa podría ser R2017522,R2017523, etc., no teniendo que coincidir el número de la factura rectificativa con el número de la factura ordinaria que rectifica)
  • Fecha de expedición
  • Nombre y apellidos o denominación social completa del emisor de la factura
  • Nombre y apellidos o denominación social del destinatario de la factura
  • NIF, tanto del emisor como del destinatario
  • Domicilio del emisor de la factura
  • Domicilio del destinatario (si el destinatario es una persona física que no actúa como empresario no hace falta)
  • Descripción de las operaciones que se realizan, incluyendo todos los datos necesarios para poder determinar la base imponible y su importe. Este importe debe incluir el precio unitario sin IVA y cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio unitario.
  • Los diferentes tipos de IVA aplicados a las operaciones
  • La cuota de IVA repercutida que deberá aparecer por separado.

Otros datos a tener en cuenta para la elaboración de facturas…

  • Las facturas pueden emitirse en cualquier idioma, pero es cierto que la Agencia Tributaria cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario podrá exigir una traducción oficial al castellano.
  • Los importes de las facturas pueden expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del impuesto que sea repercutido, se exprese en €.
  • Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que permita garantizar al emisor la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

 

Envío de facturas

Con la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación ha cambiado el tiempo para el envío de facturas. Hasta ahora, había un plazo para expedir la factura y otro para enviarlo, ahora el plazo de remisión coincide con el de expedición. Es decir, el plazo para expedir la factura comenzaba el día que se devengaba el IVA de los servicios prestados o bienes entregados y se podía expedir hasta el día 16 del mes siguiente y una vez que se expedía la factura teníamos un mes más para enviársela al cliente. Ahora, tenemos que emitir y enviar la factura hasta el día 16 del mes siguiente, por lo que se reducen en un mes los plazos.

Es muy importante cumplir este nuevo plazo de envío, puesto que si no lo hacemos estaríamos cometiendo una infracción tributaria que nos podría acarrear una sanción económica del 2% del importe conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.

Conservación de facturas

Todos tenemos la obligación de guardar las facturas que enviamos o recibimos, dependiendo de si somos emisores o receptores hay unos plazos distintos, que además también varían dependiendo del contenido de la factura:

  • Los emisores deben conservar una copia de la factura durante 6 años a partir de su emisión.
  • Los receptores que tengan condición de empresarios deben conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente durante:
    • Seis años si se trata de productos para la venta
    • Diez años cuando haya adquirido inversiones para la empresa (como mobiliario o maquinaria)
    • Quince años en la compra de bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos..)

Novedades reglamento 2018:

En 2018 se ha llevado a cabo una Adaptación normativa de facturación para el ejercicio 2018 que afecta a todos los sujetos pasivos con obligación de facturar.

¿Cómo afecta?

  • Se amplía la competencia de la AEAT para poder autorizar otros procedimientos de rectificación en las facturas, siempre que así quede justificado.
  • Se modifica el plazo de remisión de la factura física rectificativa que finaliza el día 15 del mes siguiente a contar desde la fecha de expedición de la propia factura rectificativa.
  • Se amplía, con nuevos servicios, los supuestos en que se aplica la Disposición Adicional Cuarta del Reglamento de facturación, para las agencias de viaje que actúan en nombre y por cuenta de otros empresarios o profesionales.

Esta adaptación entró en vigor el 1 de enero de 2018.

Pagos en efectivo: el límite de 2500€

Se ha hablado mucho del nuevo límite de 1000€ en los pagos en efectivo, aunque finalmente se confirmó que la entrada en vigor se haría efectiva, como pronto, a finales del año 2017. De momento y habiendo entrado ya en el año 2018, no se ha confirmado la fecha definitiva.

¿Por qué se limitan los pagos en efectivo? Simple: para luchar contra la economía sumergida y el fraude fiscal.

El límite de 2500€ afecta a cualquier operación superior a este importe entre una empresa y cualquier otra empresa, particular o entidad aunque se fraccione el pago o cobro en importes más pequeños (este límite no afecta a las operaciones entre particulares o a las operaciones en las que intervienen entidades financieras como ingresos o retiradas de dinero a través de cuentas bancarias)

Se considera pago en efectivo no solo a los billetes y monedas, también afectaría a los pagos con cheques bancarios al portador y los pagos por medios en los que no quede clara la identidad del comprador o vendedor.

Es importante que guardemos durante 5 años los justificantes de los pagos superiores a 2500€ que no se han realizado en efectivo.

La multa por el incumplimiento de esta norma asciende al 25% del valor de la transacción, es decir, del efectivamente pagado y no del límite. Si este se sitúa en 2500€ pero se han abonado 4000€, la multa entonces será de 1000€ (25% de lo pagado).

La falta prescribe a los cinco años que comienzan a contar desde que se realizó la operación, pero la Agencia Tributaria premia al denunciante. Si unos de los intervinientes (empresa o pagador) denuncian la operación en un plazo de 3 meses, se libra de la multa. Pero… ¿y si se denuncian los dos a la vez? En este caso, me temo que no se librará ninguno de los dos…

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