30 oct

GESTIÓN DE COBROS: Controla la liquidez de tu empresa

Amanda Igeño | Finanzas bajo control, Corporate Services, Administración Externa, Cobros

Una de las dificultades a las que se enfrenta cualquier empresa es lograr comunicar el valor que aporta y así conseguir vender sus productos y servicios.

Sin embargo, una dificultad todavía mayor (y que a veces parece quedar en el olvido, cosa sorprendente dada su gran importancia) es conseguir que, una vez efectuada la venta, sus clientes paguen a tiempo.

Llevar una correcta gestión de cobros es CLAVE para mantener la salud financiera de cualquier negocio, ya que tiene un impacto directo en la rentabilidad.

Cierto es, eso sí, que la estrategia de cobro varía según el negocio, el tamaño y el sector donde opera la empresa. Hoy en día, si hablamos de negociaciones de cierto tamaño, la venta a crédito es el sistema más popular. Esta estrategia consiste en entregar unos bienes o prestar unos servicios al cliente, a cambio de un acuerdo de pago en una fecha determinada en el futuro.

Ahora bien, ¿qué sucede si el cliente no paga en la fecha indicada?

Si no se ingresan estos cobros previstos, puesto que el resto de las obligaciones de pago a corto, medio o largo plazo no desaparecen, la empresa se ve obligada a obtener dinero de otras fuentes de financiación, lo que supone en numerosas ocasiones una pérdida de competitividad si se trasladan estos costes a los precios de venta.

Y así, ésta se convierte en una de las causas de la baja rentabilidad de muchos negocios, pudiendo en caso extremo contribuir a la falta de liquidez y a un flujo de caja negativo (que puede desembocar en quiebra técnica).

La idea es, por tanto, desarrollar una buena estrategia de cobros que nos permita mantener la salud financiera de nuestra empresa y que nos evite problemas de liquidez y continuidad.

En este artículo trataremos las principales claves para una buena gestión de cobros:

1.- Una buena preparación previa sobre el deudor:

Analizar aspectos como el historial de pagos y volumen de compra, la antigüedad e importancia para nuestra empresa de este cliente, y por supuesto, las garantías de cobro y antecedentes de negociaciones previas.

En el caso de nuevos clientes existen empresas especializadas en emitir informes sobre la solvencia de los deudores para obtener la información que se necesita.

2 - Establecer los términos de pago en el contrato:

Resulta fundamental tener claro cuáles serán las condiciones de venta en lo referido a plazos, fechas, formas de pago y medios de pago. Tener estas condiciones por escrito puede ayudar a recibir los cobros en tiempo y forma adecuados.

3 – Establecimientos de procesos:

A veces se nos olvida, pero en los procesos ordenados y estructurados reside muchas veces la clave del éxito. Establecer un conjunto interno de procesos para saber cómo actuar en todo momento resulta fundamental. Por ejemplo:

  • Cumplir los estándares legales en las comunicaciones con el cliente.
  • Llamadas a los clientes.
  • Seguimiento de correos, recordatorios de hitos, etc.
4 – Avisar a los clientes antes de que termine el plazo de vencimiento:

Aunque es parte del proceso, es importante hacer hincapié en este paso. Muchas empresas mandan los avisos una vez pasada la fecha de vencimiento de la factura, cuando lo más recomendable es sin duda adelantarse a la fecha y recordar al cliente una factura que se acerca a vencimiento en lugar de una factura ya vencida.

Se pueden realizar recordatorios regulares para los clientes a medida que se acerca el plazo de pago. Esto garantiza que los clientes no se olviden de liquidar la factura, y también ejerce una cierta presión sobre el pago, aunque de una manera más ligera, evitando situaciones más complicadas o tensas.

5 – Llamadas a los clientes con facturas pendientes:

Es aconsejable combinar las reclamaciones por escrito con llamadas telefónicas. Recordemos que aunque los negocios se hacen entre empresas, la comunicación sucede entre personas. Las llamadas normalmente son más humanas, en este sentido, y nos permiten entender la situación de nuestro cliente.

Por supuesto la reclamación telefónica va mucho más allá de una simple llamada y requiere preparación previa. Para empezar, el gestor de cobro debe disponer de toda la información necesaria sobre el impago (nombre, importe, tipo de cliente, historial como cliente, facturas, etc.) además de que su actitud resultará fundamental, ya que una voz amable y segura, utilizar frases positivas y ser claro y conciso tendrá más éxito que una voz apática, que utiliza palabras complicadas o que abusa de tecnicismos.

Además y no menos importante, es vital contar con un soporte donde poder anotar el histórico de estas llamadas (Conclusiones, acuerdos de pago con el cliente).

6 – Negociar un plan de pagos:

Por otro lado, existen alternativas que podemos utilizar para agilizar el pago de los importes adeudados. Es el caso de algunos recursos como:

  • Ofrecerle al cliente unos plazos para que pueda subsanar esta deuda, manteniendo el control de la situación y una clara identificación del movimiento para una correcta gestión de cobros.
  • Establecer a nuestros clientes unas condiciones de crédito más favorables, ofrecerles un incentivo económico por el pago anticipado de las facturas, etc.

Externalizar la gestión de cobros VS Realizar la gestión de cobros internamente:

Resulta incomprensible en muchas ocasiones, pero la realidad es que numerosas empresas no conocen todavía la gran ventaja competitiva que puede reportar la externalización de ciertos servicios a la compañía. En este caso, de la externalización de la gestión de cobros se pueden obtener tres beneficios muy importantes:

  • Externalizar permite disociar claramente la parte comercial de la parte financiera: Cuando se externaliza la gestión de cobros se consigue eliminar la parte negativa o de fricción del seguimiento de la venta. Esto permite que la relación entre comercial y cliente final esté siempre orientada a la venta y a conseguir mejores cifras en positivo.
  • Externalizar y apoyarse en empresa experimentadas en este servicio supone una garantía adicional: Conocimientos, estrategias, procesos y otros muchos secretos que se descubren con tiempo y experiencia. Externalizar en un proveedor de confianza puede reportar a la compañía un ahorro de problemas y sobre todo de inversión, puesto que se le facilitarán los métodos y procesos adecuados y se le dotará del know how necesario en cuanto a resolución de conflictos y gestión de incidencias.
  • Externalizar permite ahorrar costes de manera significativa: No olvidemos que para llevar a cabo esta gestión internamente de manera total y exitosa, se necesitaría un recurso completo con su respectivo coste. Externalizar permite conseguir los mejores resultados, contar con un equipo completo y una experiencia clara, todo con un menor coste.

Desde el departamento de Administraciones Externas de IVC llevamos prestando este servicio con éxito. Mediante una comunicación fluida, clara, cercana y transparente, lideramos la gestión de cobros de nuestros clientes para brindarles tranquilidad y aumentar su eficiencia.

Mediante el envío de informes semanales y mensuales acerca de la situación de cobros y pagos, el cliente conoce en todo momento el status de su flujo de caja. Por su parte, IVC puede gestionar los cobros pendientes y confirmados, las reclamaciones, las notificaciones, las peticiones y cualesquiera otra información que añada valor a la gestión y al proceso de ventas del cliente.

Sin duda alguna, la coyuntura actual invita a pensar que pronto comenzaremos a ver más problemas de cobro de los que nos gustaría imaginar, por lo que conviene contar con profesionales que ayuden a las empresas a asegurar en todo momento la salud de su caja.

Desde IVC ponemos a nuestro equipo de expertos a vuestra disposición. ¡Toma acción antes de que sea tarde! 

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