17 may

GDPR: ¿Cómo afecta a mi equipo comercial?

Miguel Gandarillas | GDPR

A estas alturas, prácticamente todos hemos oído hablar del GDPR (Reglamento General de Protección de Datos, por sus siglas en inglés) y tenemos más o menos claro que entra en vigor el 26 de mayo de este año.  Esto significa que apenas restan unas semanas para ponernos al día de lo que realmente implica este nuevo reglamento. Por eso queremos poner el foco en un aspecto que importa, y mucho.

2. GDPR

Es por ello que vamos a explicarte cómo puede afectar a tu negocio y a los equipos de venta y, más concretamente, en como afectará a aquellos que usen el correo electrónico como herramienta de venta para hacer prospecciones a contactos.

Antes de entrar más en detalle en aspectos más concretos, empecemos por el principio:

¿Qué es el GDPR? 

 El GDPR es una regulación emitida por la Unión Europea, concretamente por el Consejo de la Unión Europea junto con el Parlamento Europeo, con el fin de obtener una mejor protección de los datos personales.

Es decir, no tiene nada que ver con emails o el típico SPAM (al menos no es la principal motivación de este reglamento), tiene que ver con la seguridad de los datos personales. Otra cosa muy diferente es que en el hecho de enviar un correo electrónico viene implícito la necesidad de usar datos personales (dirección de correo electrónico, nombre, empresa, etc.) y ahí entra de lleno el nuevo reglamente de protección de datos.

¿A quién afecta el GDPR?

 El objeto del GDPR es la protección de los datos personales de las personas naturales que son ciudadanos de la Unión Europea. Esto implica personas ciudadanas de la UE y negocios con clientes, ciudadanos de la Unión Europea. Por lo que si tienes una empresa pregúntate lo siguiente:

  • ¿Tus clientes son ciudadanos de la UE?
  • ¿Tus suscriptores (newsletters, blogs, …) son de la UE?
  • ¿Tus prospects, con los que contactas “en frio” por email, son ciudadanos de la UE?
  • ¿En alguna parte de tu negocio, manejas datos personales de ciudadanos de los EU?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, entonces deberás cumplir el Reglamento General de Protección de Datos.

¿A qué se refiere el GDPR con "datos personales"?

Se define un dato personal, como cualquier información de carácter particular que permite identificar a una persona concreta. Entonces, ¿es el correo electrónico una información personal?

Debemos diferenciar entre los siguientes supuestos:

info@compania.com – no es información personal ya que no se refiere a una persona en específico. Se refiere a una dirección general de la empresa, pero que no está representada por una única persona y por lo tanto no aplica.

jaime@compania.com – es una información personal, ya que se refiere a una persona en particular dentro de la compañía. Nos da alguna información sobre quién es el propietario del correo electrónico, o nos da a lo menos suficientemente información para identificar quién es la persona dentro de la compañía.

Jaime.gonzalez@compania.com - es una información personal, ya que se refiere a una persona específica.

Por tanto, el GDPR no tiene como fin la regulación de los envíos de emails, sino que pretende regular cómo se administran y se procesan los datos de los ciudadanos europeos.

Hemos seleccionado el caso del correo electrónico, porque es el que más se ajusta a nuestras necesidades, pero en muchos otros casos, se hará alusión a información como números de teléfono, direcciones, DNI, etc., y todos estos datos también deben de ser tratados como información personal.

¿Y ahora qué? ¿Cómo afecta esto a mi departamento comercial?

Es muy fácil, simplemente tendrás que contestar de forma clara y demostrable a la pregunta: ¿Cómo has conseguido mi correo?

 Y el típico, “he comprado una base de datos” no te va a valer como respuesta.

Para poder cumplir con el GDPR tienes que saber de dónde provienen todos los correos electrónicos de tu base de datos y lo que es más importante, poder demostrarlo.

A la hora de crear una base de datos y haciendo contactos en frío, el propósito de tu email tiene que estar claramente conectado con lo actividad comercial de tu prospect. Olvídate del spameo indiscriminado a una BBDD de 10.000 registros para establecer un primer contacto con gente que no te ha dado su autorización expresa para ello.

En otras palabras, el mail comercial debe estar lo más personalizado posible, debe ser un email ad hoc. A saber: “He visto tu comentario sobre las herramientas A en el blog B y pensé que podrías estar interesado en nuestros servicios C. He echado un vistazo en la web de la empresa en la que trabajas actualmente y te he agregado a LinkedIn. Tras aceptarme, he añadido tu email a mi lista de contactos.”

Esta es la idea. Obviamente no será este caso concreto la mayoría de veces pero tiene que quedar muy claro que hay un proceso transparente a la hora de conseguir este tipo de datos y que hay una aceptación previa por parte del contacto (como la aceptación de LinkedIn en el caso anterior o el intercambio de las tarjeta personales)

En resumen: a la hora de prospectar tenemos que saber responder al por qué y al cómo hemos llegado a contactar con nuestros prospects.

Aun así, que no cunda el pánico. No nos olvidemos que todo esto tiene que ser parecido al trabajo que ya estamos haciendo si estamos prospectando con empresas que encajan en nuestro modelo de negocio, así que no tendremos ningún problema en contestar a estas preguntas.

En IVC trabajamos mano a mano con nuestros clientes.  Estaremos encantados de conocer más sobre tu proyecto y dónde podemos ayudarte >>  Let’s talk!

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